Çka është Përpunimi i Faturës? Si të Përshpejtoni Pagesat e Shitësve

Kryqëzimet e furnitorëve janë porosia e re e biznesit. Në një treg të mbushur me konkurrentë, vetëm një rrjet furnizuesish të besuar mund t’ju lejojë të merrni një psherëtimë lehtësimi. Megjithatë, është më komplekse nga sa duket.

Marrëdhëniet me furnitorët ose shitësit funksionojnë përmes angazhimeve financiare. Furnizuesit regjistrohen për burime të mëtejshme vetëm kur marrin pagesën e fundit. Pikërisht atë që siguron një strategji e përpunimit të faturave.

Një strategji e përpunimit të faturave kontrollon fluksin e punës së faturës duke përshpejtuar transaksionet e palëve të treta për një kornizë kohore specifike. Pagesat e qëndrueshme nënkuptojnë furnizime të rregullta, gjë që ndihmon në rritjen e shitjeve.

Nga kapja e detajeve të faturave deri te verifikimi i PO-ve deri te auditimet përfundimtare të parave të gatshme, softueri i automatizimit të llogarive të pagueshme mund të menaxhojë çdo gur themeli të një marrëdhënieje të suksesshme me furnizuesit. Përdorimi efikas i gjerësisë së brezit kursen burimet, të cilat rritet fitimi ekonomik.

Sigurimi i përpunimit pa probleme të faturës është përgjegjësi e shpërndarë e llogarive të pagueshme, kontabilitetit dhe financave të një kompanie. Pasi detajet e faturës janë kapur dhe verifikuar nga fundi i furnizuesit, ato dërgohen te një miratues i caktuar brenda vendit dhe futen në softuerin e kontabilitetit ose kontabilitetit për transaksionet e debitimit automatik.

Përpunimi i faturës njihet edhe si përpunimi i automatizuar i faturës ose automatizimi i AP.

Si funksionon përpunimi i faturave?

Rrjedha e punës për përpunimin e faturave është pak e gjatë dhe e rëndë dhe ka qenë e tillë për shumë vite.

Përpunimi i faturave është kryesisht një rutinë manuale për departamentin e llogarive në një kompani. Ai mashtron ndërmjet furnitorëve që dërgojnë Faturat pas përfundimit të porosisë dhe llogarive të pagueshme që i marrin ato dhe i dërgojnë për kontrolle të mëtejshme.

Së pari, detajet e faturës verifikohen kundrejt PO ose faturave të shitjes. Më pas, ata regjistrohen në një arkë ose në tabelën financiare. Fleta llogaritëse ndahet me miratuesin, i cili merr kohën e tij të ëmbël. Pasi të vijë miratimi, fatura kalon në fazën e pagesës. Meqenëse shumica e këtyre hapave zhvillohen në kapanone, furnitorët nuk i marrin çeqet e tyre në kohë.

Mjeti i automatizimit të procesit të faturës nxjerr automatikisht detajet e faturës me OCR dhe aktivizon një rrjedhë pune të personalizuar të automatizimit të AP për rrugëtim të mëtejshëm të miratimit. Rrjedhat e punës së miratimit aktivizohen vetëm pasi fatura të kontrollohet me porosinë e blerjes.Sistemi i automatizimit të AP integrohet me platformat financiare nëpërmjet API-ve për të kryer pagesat e nevojshme. Më në fund, detajet transferohen në manualin GL. e cila ndihmon gjatë auditimeve.

Hapat për përpunimin e automatizuar të faturës

Siç u diskutua më lart, përpunimi i faturës ka disa hapa, që nga momenti kur fatura merret deri në sistemi i planifikimit të burimeve të ndërmarrjes (ERP). të dhëna derisa të dhënat të shtohen në librin kryesor.

Ndërsa nuk ka departament standard të llogarive të pagueshme, rrjedha e punës e mëposhtme është tipike kur ato përcaktohen:

• Fatura e faturës: Një furnizues dërgon një faturë ose nëpërmjet postës së shpejtë ose një bashkëngjitjeje me email. Një kontabilist duhet të skanojë dhe regjistrojë këtë informacion të faturës në sistemin e kontabilitetit. Një kopje e kësaj faturë është krijuar edhe për paraqitjen e provës.
• Verifikimi: Detajet e faturës verifikohen me një urdhër blerje ose dokumente transporti që merr kompania. Një kopje e këtyre dokumenteve i jepet departamentit të llogarive të pagueshme, departamentit të llogarive të arkëtueshme dhe shitësit.

• Paraqisni për miratim: Faturat e verifikuara shkojnë te miratuesi i autorizuar (kontrolluesi ose CFO) për vërtetimin përfundimtar.
• Përpunimi i pagesës: Informacioni i llogarisë së furnizuesit përdoret për të kryer transaksione pagese. Mënyrat e preferuara janë transferta bankare, NEFT, IMPS ose transferta bankare. Në ditët e sotme, pagesat bëhen edhe nëpërmjet kuletave celulare ose ndërfaqeve të unifikuara të pagesave (UPI).
• Kodimi i Librit të Përgjithshëm: Si hap përmbyllës, menaxheri i llogarive të pagueshme kodon detajet e faturës në një sistem të librit kryesor (zakonisht një ERP) për kontrolle të mëtejshme.
• Heqja nga bilancet: Pasi fatura qëndron e qetë në GL, kredia nën seksionin “llogari e pagueshme” në bilanc fshihet me para në dorë.

Pse të automatizoni përpunimin e faturave?

Ndërsa një kompani shkallëzon operacionet e saj, menaxhimi i faturave vetëm përkeqësohet. Për shkak të vëllimit të dokumenteve, më shumë fatura mbizotërojnë një departament të llogarive të pagueshme. Përveç kësaj, departamentet e llogarive të pagueshme shpesh kanë mungesë të personelit, gjë që çon në orë të tëra të futjes së të dhënave.

Edhe kur ekzistojnë zgjidhje alternative për përpunimin manual të faturave, ekipi i IT-së do të hezitojë t’i zbatojë ato dhe, në vend të kësaj, do të favorizojë softuerin e vjetër dhe proceset e tjera. Shumë departamente të TI-së janë të ngarkuara me detyra të shumta dhe nuk kanë kohë për projekte shtesë, duke lënë në pritje shumë iniciativa teknike.

Me vërtetimin inteligjent të softuerit të përpunimit të faturave, ju mund të përputheni automatikisht me detajet e dokumenteve të ndryshme përmes logjikës së personalizuar, duke reduktuar praktikën e pastrimit përmes faturave. Ky automatizim AP tarifon vetëm 2 ose 3 dollarë për faturë. Në këtë mënyrë, ju mund të paguani detyrimet tuaja përpara orës.

Pagesat e hershme rezultojnë gjithashtu në zbritje të hershme. Shuma e heqjes dorë rritet në vlerën tuaj përfundimtare sa herë që paguani. Përveç këtyre, ju merrni dukshmëri nga fundi në fund në rrjedhat tuaja të punës të AP, duke menaxhuar dhe vërtetuar lejet e përdoruesit.

KPI-të e përpunimit të faturave

Kur kërkoni për fusha përmirësimi për përpunimin e faturave, është e rëndësishme të krahasoni metrikat kryesore të performancës që ndjekin kompanitë e tjera për të thjeshtuar rrjedhën e punës së faturave të tyre.

Nuk jeni i sigurt se ku të filloni? Këtu janë disa (tregues kryesorë të performancës) KPI për t’ju ndihmuar të kuptoni mënyrën se si kompanitë duhet të analizojnë përpunimin e faturave:

• Kthimi i faturës: Një kompani me madhësi mesatare, e cila merr mbi 3000-5000 fatura, i duhen afërsisht 25 ditë për të përpunuar manualisht një faturë të vetme. Me automatizimin AP, kjo është reduktuar ndjeshëm.
• Kostoja për faturë: Kur mendoni se çfarë duhet të paguani ekzekutivin tuaj të AP për të përpunuar një faturë të vetme, sigurohuni që të përfshini kostot e personelit dhe ruajtjes. Metrikat si tarifat e vonuara dhe mospërputhjet e faturave mund të shtohen deri në këtë shumë.
• Zbritje e pagesës së hershme: Një zbritje e pagesës së hershme është një metrikë e favorshme që u ofrohet kompanive në këmbim të një pagese të arsyeshme. Për shembull, shumë furnizues do të ofrojnë një zbritje 1% deri në 2% në muaj nëse pagesat bëhen më shpejt.
• Tarifa e vonuar: Në përgjithësi, tarifa tipike e vonuar e vendosur për zhdoganimin e vonuar është rreth 1.5% e shumës totale të faturës.
• Pagesat e dyfishta: Ndonjëherë, faturat kanë një mospërputhje të tarifimit për një shërbim ose mall dy herë. Kur nuk zbulohet, mund të çojë në pagesa të dyfishta ose rrjedhje shpenzimesh.

Një softuer i automatizimit të llogarive të pagueshme funksionon në përputhje me këtë diagram. Ai përpunon vëllime të mëdha të të dhënave të faturave dhe transaksioneve financiare ndërmjet kompanive dhe furnitorëve të jashtëm.

Praktikat më të mira për përpunimin e faturave

Gjatë kalimit nga një sistem manual në një sistem të dixhitalizuar, duhet të mbahen parasysh disa praktika më të mira. Manovrat e vogla në softuerin tuaj mund t’ju ndihmojnë të drejtoni sfida më të mëdha.

1. Integrimi ERP: Sistemet ERP mund të ruajnë të gjitha dokumentet e llogarive të pagueshme, të tilla si skedarët e hapur PO, dokumentet e transportit, faturat dhe raportet e marrjes. Zgjidhjet më të mira të përpunimit të faturave mund të integrohen me grupin tuaj ERP për të përmirësuar rrjedhën e punës së biznesit tuaj.
2. Menaxhimi i fluksit të parasë: Përpunimi i shpejtë i faturës mund të menaxhojë fluksin e parave operative dhe madje të shkurtojë shpenzimet e qarta. Zgjedhja e mekanizmit më të mirë të kontrollit për të dhënat e faturave tuaja gjatë gjithë procesit mund të optimizojë ekuivalentët e parave të gatshme.
3. Parandalimi i mashtrimeve: Profesionistët e llogarive të pagueshme duhet të jenë përgjegjës për parandalimin e mashtrimit të faturave, pasaktësive ose afateve të humbura. Njoftimi i anëtarëve përgjegjës në kohë reale gjatë gjithë ciklit jetësor të përpunimit është thelbësor.
4. Ekspertiza financiare: Personi që menaxhon integrimet e pagesave me softuerin e automatizimit AP duhet të jetë jashtëzakonisht i mirëorganizuar dhe njohës i kushteve të ndryshme financiare.
5. Përputhja 2-kahëshe dhe 3-kahëshe: Përpara se të futen detajet në softuerin e menaxhimit të faturavestafi i llogarisë së pagueshme mund të kryejë përputhjen e dyanshme ose përputhjen me tre drejtime duke përdorur “shikoni dhe krahasoni” për të verifikuar faturat.
   

Përputhja me dy drejtime kundrejt përputhjes me tre drejtime

Përputhja e faturës me dy drejtime dhe tre drejtime është një proces verifikimi i faturës me shumë hapa që ndihmon në aspektet e mëposhtme. Të dyja këto teknika përdoren për të konfirmuar nëse fatura e gjeneruar nga furnizuesi është e vërtetë apo jo.

Përputhja e dyanshme është kur një specialist i llogarive të pagueshme verifikon që mallrat dhe shërbimet e porositura përmes një urdhër blerjeje janë pasqyruar në faturë. Disa kompani e çojnë këtë proces një hap më tej duke kryer përputhjen me tre drejtime.

Përputhja me tre drejtime përfshin verifikimin e porosisë së blerjes dhe të faturës me dokumentet marrëse. Këto dokumente janë zakonisht ose fletë paketimi, faturat e shitjeve, dokumentet e dërgesës ose faturat e porosive.

Edhe nëse përputhja me dy ose tre drejtime kryhet qindra herë, drejtuesit humbasin data, vlera ose formula të rëndësishme që në fund kushtojnë një pasuri.

E ardhmja e përpunimit të faturave

Përpunimi i faturave ka përparuar në mënyrë dramatike gjatë viteve të fundit përmes zgjidhjeve të automatizimit të AP. Kompanitë kanë qenë në gjendje të reduktojnë kostot e punës manuale, të përshpejtojnë kthimin e faturave dhe të përmirësojnë kostot oportune.

Zgjidhjet e automatizuara ndihmojnë në regjistrimin e shënimeve të faturave në librin kryesor dhe thjeshtojnë auditimet muaj pas muaji shumë më shpejt, për të zvogëluar gabimet njerëzore. Menaxhimi i zgjuar i financave tërheq gjithmonë investimet e ardhshme dhe kapitalistët sipërmarrës.

Shumë organizata tani parashikojnë inteligjence artificiale teknikat si vizion kompjuterik për të zbuluar kategoritë e faturave dhe për t’i renditur ato për detajet e furnizuesit ose shitësit. Gjatë dy viteve të ardhshme, kjo do të realizohej.

Forconi lidhjet dhe furnizimet.

Sa më i përpiktë të jeni me pagesat, aq më i mirë do të ishte qëndrimi juaj në tregun e shitësve. Një fjalë e keqe në gojë mund të derogojë pozicionin tuaj për vite me rradhë dhe të zhvlerësojë asetet tuaja në shërbim. Pra, është më mirë të pastroni detyrimet tuaja në kohë dhe të krijoni një reputacion të mirë.

Optimizoni operacionet tuaja të menaxhimit të shpenzimeve në çdo fazë të ciklit të shitësve nga prokurimi për të paguar me softuer kontabël.